Shrnutí informací týkajících se nové právní úpravy datových schránek a doručování písemností od orgánů veřejné moci

Vážení klienti,

v následujícím textu naleznete shrnutí základních informací týkajících se zcela nové – a nebojím se říci revoluční – právní úpravy doručování písemností od orgánů veřejné moci.

Zásadní změny se budou týkat zejména právnických osob zapsaných v obchodním rejstříku, tedy také všech obchodních společností.

Úvod

Dne 1.7.2009 nabude účinnosti nový zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů.

Uvedený zákon zcela zásadně změní dosavadní praxi při doručování písemností ze strany orgánů veřejné moci právnickým a fyzickým osobám. Změna se – jak již naznačeno výše – dotkne zejména právnických osob zapsaných do obchodního rejstříku, pro něž bude nový způsob doručování písemností povinný a prakticky jediný možný.

Pojem orgán veřejné moci bude zahrnovat: státní orgány (např. soudy, finanční úřady, správy sociálního zabezpečení apod.), orgány územních samosprávných celků (obecní / městské úřady, krajské úřady), Pozemkový fond ČR a jiné státní fondy, zdravotní pojišťovny, Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři a soudní exekutoři – všechny tyto instituce budou komunikovat elektronicky způsobem stanoveným v zákoně č. 300/2008 Sb.

Podstata změny spočívá v tom, že napříště bude preferováno doručování veškerých dokumentů např. od soudů, od městských / obecních či jiných úřadů v elektronické podobě místo klasického doručování tištěných dokumentů poštou, přičemž právnickým osobám zapsaným do obchodního rejstříku bude doručováno výhradně elektronicky.

Elektronická komunikace bude ovšem možná i opačným směrem, právnické a fyzické osoby budou také moci své písemnosti a podání přes svou datovou schránku zasílat soudům a úřadům elektronicky.

Datové schránky

Zákon č. 300/2008 Sb. zavádí pojem tzv. datové schránky, kterou se podle zákonné definice rozumí: elektronické úložiště, které je určeno k
a) doručování ze strany orgány veřejné moci,
b) provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci.
Lidštěji řečeno, datová schránka je nástroj sloužící ke zprostředkování komunikace v oblasti veřejné správy a s veřejnou správou, tedy např. mezi společností a úřadem, ale i mezi úřady či soudy navzájem.

Jejím prostřednictvím bude moci např. společnost nebo fyzická osoba činit podání kterémukoliv úřadu. Úřady a soudy pak také budou prostřednictvím datové schránky doručovat své písemnosti příslušným adresátům (fyzickým nebo právnickým osobám), stejně jako komunikovat s jinými orgány veřejné moci.

Datové schránky zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra ČR. Datová schránka bude povinná pro právnické osoby zřízené zákonem a pro právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku (tedy i pro všechny obchodní společnosti).

Vzhledem k této skutečnosti obsahují přechodná ustanovení k zákonu č. 300/2008 Sb. ustanovení o tom, že Ministerstvo vnitra automaticky během tří měsíců po 1.7.2009 zřídí datové schránky bezplatně mimo jiné těmto subjektům:

• všem existujícím právnickým osobám zřízeným zákonem, právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku (tedy i všem obchodním společnostem) a organizačním složkám podniku zahraniční právnické osoby zapsaným v obchodním rejstříku;
• orgánům veřejné moci, notářům a exekutorům.

Obdobně automaticky bude ministerstvo datové schránky zřizovat i společnostem nově vzniklým po 1.7.2009.

Fyzickým osobám – občanům a také většině fyzických osob – podnikatelů budou datové schránky zřizovány bezplatně na jejich žádost, tedy na dobrovolné bázi (nikoliv povinně).

K přístupu do datové schránky právnické osoby bude oprávněn primárně statutární orgán právnické osoby, resp. člen statutárního orgánu právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro niž byla datová schránka zřízena, tedy např. jednatel společnosti s ručením omezeným nebo člen představenstva akciové společnosti. Tyto osoby mohou dále autorizovat jinou osobu (některého ze zaměstnanců společnosti) jako tzv. pověřenou osobu, která bude mít v jimi stanoveném rozsahu také přístup do datové schránky společnosti.

Přístupové údaje k datové schránce zašle samo ministerstvo do vlastních rukou statutárnímu orgánu právnické osoby (společnosti), a to bezodkladně po zřízení datové schránky.

Zpřístupnění datové schránky se provede prvním přihlášením statutárního orgánu – jednatele, člena představenstva – právnické osoby (společnosti) do datové schránky (za použití obdržených přístupových údajů), nejpozději však patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů těmto osobám.

Doručování dokumentů prostřednictvím datových schránek

Jak již uvedeno výše, doručování prostřednictvím datových schránek bude do budoucna preferováno před jinými formami doručování.

V praxi to znamená, že pokud má orgán veřejné moci písemnost / dokument, jehož povaha umožňuje jeho doručení prostřednictvím datové schránky, zjistí si, zda adresát dokumentu má zpřístupněnu datovou schránku (společnosti a jiné právnické osoby zapisované do obchodního rejstříku ji budou mít povinně). Pokud zjistí, že ano, automaticky dokument doručí přes datovou schránku. Tento postup doručení zcela nahrazuje klasické doručení tištěného dokumentu poštou.

Dokument, který byl takto orgánem veřejné moci odeslán / dodán do datové schránky, je doručen okamžikem, kdy se do datové schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Nepřihlásí-li se tato osoba do datové schránky ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument dodán do datové schránky, považuje se ve většině případů tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty (výjimkou jsou zjednodušeně řečeno situace, kdy jiné zákony vylučují tzv. náhradní doručení, tedy doručení uložením klasického dopisu na poště a jeho nevyzvednutím ve stanovené lhůtě).

Doručení dokumentu podle předchozího odstavce bude mít stejné právní účinky jako doručení do vlastních rukou.

Orgány veřejné moci budou do datových schránek dodávat dokumenty / úřední listiny v elektronické podobě, opatřené elektronickým podpisem orgánu veřejné moci.

Na druhé straně pokud bude společnost nebo fyzická osoba posílat / podávat prostřednictvím datové schránky svůj dokument (např. odvolání k soudu), nebude ho muset označovat zaručeným elektronickým podpisem. Takový elektronicky učiněný úkon fyzické nebo právnické osoby bude mít zásadně stejné účinky jako úkon učiněný písemně a podepsaný.

Bližší informace k popsané problematice lze získat také na internetové adrese www.datoveschranky.info.

Právní úprava datových schránek a elektronického doručování písemností ze strany orgánů veřejné moci zatím (ke dni sepsání tohoto textu) není kompletní, očekává se vydání několika prováděcích vyhlášek, které by měly konkretizovat zejména technické detaily.

Cílem a účelem tohoto shrnutí není postihnout komplexně a v celé šíři problematiku datových schránek a doručování písemností jejich prostřednictvím (to ostatně není zatím ani možné s ohledem na fakt, že dosud nebyly vydány příslušné prováděcí předpisy - vyhlášky). Naší snahou při tvorbě této souhrnné informace bylo upozornit na připravovanou legislativní změnu a poskytnout základní informaci o její povaze a obsahu tak, aby bylo možné včas zahájit přípravu na nový stav.

JUDr. Zdeněk Hromádka
advokát

Zlín, 6.4.2009